快適なオフィスレイアウトの必要条件！事例や業者の選び方を紹介

1．オフィスレイアウトとは？目的やメリットは？

まずは、オフィスレイアウトとは何なのか、その定義や目的・メリットをご紹介します。

1-1．オフィスレイアウトの定義は？

オフィスは社員が1日の大半を過ごす場所です。いくら立地に恵まれた物件であっても、レイアウトによってはストレスを感じやすい空間になってしまうこともあるでしょう。オフィスレイアウトとは、オフィス内の机や棚などの配置のこと。しかし、ただ空(あ)いているスペースに机や棚を並べただけでは、居心地のよいオフィスレイアウトとは言えません。

1-2．オフィスレイアウトは目的によって変わる！

オフィスレイアウトを決めるときは、まず「どのようなオフィスにしたいか」を考えましょう。省スペースを重視するのか、1人1人の作業スペースを広く確保するのかでもレイアウトは大きく変わってきます。もちろん、職種によっても最適なオフィスレイアウトというものは異なるため、慎重に検討してください。

1-3．オフィスレイアウトを変更するとさまざまなメリットが！

オフィスレイアウトを変更することでさまざまなメリットが生まれます。

1-3-1．気持ちをリフレッシュできる

オフィスレイアウトを変更することのメリットは、精神的な部分が大きいと考えられます。まず、気持ちをリフレッシュできるということです。特に、オフィスで過ごす時間が長い事務職の人にとっては、レイアウト変更が気持ちのリフレッシュに大きく役立ちます。新たな気持ちで仕事に臨むことができるため、モチベーションも上がってくるでしょう。中には、社員のリフレッシュを目的に年1回オフィスレイアウトを変更する会社もあるということです。

1-3-2．オフィス全体を整理できる

オフィスレイアウトの変更は、オフィス全体を整理することにもつながります。オフィスというものはいつの間にか散らかってしまいがちですよね。整理しようと思ってもなかなか時間がなく、不要な書類がデスクにたまったままになっていることもあるでしょう。レイアウト変更をきっかけに整理することができるため、オフィス全体がすっきりします。

1-3-3．業務効率が上がる

オフィスレイアウトの変更は、業務効率のアップにもつながります。オフィスに対して以下のような不満を持つ人は多いでしょう。

• 通路が狭くスピーディーに動くことができない。
• 収納が分かりにくく書類などを探すのに時間がかかる。
• 総務と営業の距離が遠く、移動に時間がかかる。
• オフィス内を移動するのに遠回りしなければならない。

このような環境では、どうしても「無駄な仕事」が生まれてしまいます。このような不満を解消するオフィスレイアウトにすることで、業務効率を格段に上げることができるのです。

2．オフィスレイアウトについて

では、実際にオフィスレイアウトを考える際の実例や注意点をまとめてご紹介しましょう。

2-1．レイアウトのポイントを場所別に紹介

オフィスレイアウトを決める際には、いくつかポイントがあります。オフィス全体・会議室・受付を例に挙げて解説していきましょう。

2-1-1．「ゾーニング」が決め手！オフィス全体のレイアウト

「ゾーニング」という言葉をご存じでしょうか？機能や用途などによって空間を分けて効率的に部屋配置することを言います。

• 受付や待合室など、来客者が立ち入るスペース
• 執務スペースや会議室など、社員が立ち入るスペース
• 打ち合わせスペースやトイレなど、社員と来客者が共有するスペース

以上の3つに分けてゾーニングを決定し、各スペースのレイアウト配分を決めていくことをおすすめします。

2-1-2．質の高い話し合いのために！会議室のレイアウト

会議室は会社にとって大切な話し合いをする場です。会議の質を上げるためにも、目的によってレイアウトを変えることをおすすめします。たとえば、テーブルとイスの並べ方一つで会議が有効なものになることもあるでしょう。報告主体の会議であれば司会者と参加者が対面する「スクール形式」、参加者全員が発言するなら「コの字型」というように、会議の目的によってレイアウトを考える必要があります。

2-1-3．会社の「顔」となる場所！受付のレイアウト

受付は、来客者が最初に訪れる場所。つまり、「企業のイメージ」を表現する場でもあり、よりよい関係を築くためにも受付のレイアウトは非常に重要です。設置するカウンターや来客者用のソファーによっても、受付のイメージを大きく変えることができます。
同時に、セキュリティーを明確にすることも大切です。入り口から執務スペースが丸見えになっていては、情報漏えいなど会社の信用問題にもかかわってくるでしょう。

2-2．デスクやオフィス家具はスペースを考えて配置！

オフィスレイアウトを考える際には、デスクやオフィス家具の配置についても慎重に検討が必要です。人が通るスペースや引き出しを開けるスペースなどを十分に確保できるようにしなければなりません。また、棚などのオフィス家具については、分かりやすく収納できるものを選び、オフィス内のどこにいても取り出しやすい位置に配置することが大切です。

2-3．動線を確保して業務の効率を上げる！

仕事をしている上で発生する「無駄な動き」を削減するためには、動線を確保することが大切です。具体的には、以下のような工夫があります。

• 作業する人の近くに必要なものを置く。
• 共有の作業スペースを設置する。
• 同じ内容のカテゴリーに分けて棚を管理する。
• 最小限の動きで必要なものを取りに行けるように配置する。

たとえば、プリンターは社内の誰もが使用するものです。部屋の隅ではなく、誰もが使いやすい位置に配置するようにしましょう。

2-4．インテリアデザインが社員のモチベーションを左右する！

理想的なインテリアデザインに囲まれた環境は、社員のモチベーションを高めることにつながります。統一感や解放感のあるオフィスは、来客者にもよい印象を与えることになるでしょう。社員数の少ない会社であれば、直接社員から希望を聞くのもおすすめです。

2-5．こんなオフィスレイアウトがおすすめ！実例を3つ紹介

実際に取り入れられているオフィスレイアウトの実例をご紹介します。

2-5-1．社員のコミュニケーション不足を解消するために…

複数フロアに分かれていた執務エリアを1フロアにまとめ、フリーアドレス席エリア・コラボレーションエリア・パーティションで区切られたエリアが作られています。コラボレーションエリアには円形のテーブルを置き、部署を超えて打ち合わせができるスペースに。窓際には長テーブルとソファーを設置し、リラックスしながら情報交換ができる場所となっています。

2-5-2．グローバル企業の魅力！スタンディングワークを導入

社長室が執務スペースの中央に配置されています。ガラスの間仕切りからはオフィス全体を見渡すことができる、開放感にあふれたオープンオフィスです。また、すべて上下昇降のデスクを導入することで、スタンディングワークを実現。立って仕事をしたり座ってミーティングをしたりなど、多様性が重視されています。

2-5-3．大幅なレイアウト変更にも対応可能！

ユニバーサルレイアウトを採用することで、人員の増減や組織変更の際に家具配置の大幅な変更に対応可能となっています。会議室にはガラスの間仕切りを採用することで、採光に配慮。サウンドマスキングを採用して隣室の会話が気にならない環境が作り出されています。

2-6．オフィスレイアウト、最近の傾向は？

オフィスレイアウトにもトレンドがあり、最近の傾向としては女性を対象にしたポイントや遊び心を取り入れたものが多くなってきています。

2-6-1．女性目線のレイアウトで満足度アップ！

近年は女性の社会進出が増加し、女性にとって働きやすい環境を作ることが必要不可欠になっています。たとえば、トイレとパウダーコーナーを別に設置することでランチ時の混雑を避ける、リフレッシュルームに畳を使用するなど、女性目線でレイアウトを考える企業が多くなっているのです。

2-6-2．遊び心を交えて「毎日行きたくなる会社」に！

同時に、遊び心を交えたオフィスレイアウトが注目を集めています。会議室を和風にして掘りごたつを設置している企業や、社内バーや図書館などユニークな設備を備えたりしている企業もあるのです。このように、オフィスに遊び心を取り入れることで、社員のモチベーションを上げることも大切なのではないでしょうか。

2-7．オフィスレイアウトによる「エコ化」とは？

最近はオフィスレイアウトによってエコ化をすすめる企業も増えてきています。

• 長寿命、低電力のLEDランプを証明に採用する。
• 日射センサーや人感センサーで点灯・消灯・調光を自動化する。
• 窓ガラスに日射調整フィルムを貼ることでエアコンを節電する。

レイアウトを変更する際に、ぜひこのような取り組みを検討してみてください。

2-7．オフィスレイアウトの注意点3つ

オフィスのレイアウトを考える際には、知っておかなければならない注意点が3つあります。

2-7-1．最初にコンセプトを決めておく

オフィスのレイアウトをする際は、事前に「どのようなオフィスにしたいのか」というコンセプトを決めておいてください。そうすることで、後々デザインや配置に迷ったときも、選ぶべき方向性が見えてくるはずです。

2-7-2．時間とコストを考える

オフィスレイアウトの変更には時間とコストがかかります。事前に想定しているスケジュールや予算の枠内で行うことができるように、しっかりと計画しておきましょう。通常業務の中でオフィスのレイアウトを変更することは、社員にとっても少なからず負担があるということを覚えておくべきです。

2-7-3．必要のないものを整理しておく

オフィスレイアウトを変更する前に、できるだけ身軽な状態にしておくことが大切です。この機会に必要のない書類などは破棄し、必要なものは電子化しておくなどしてください。ものを少なくしておくことで、レイアウト変更にかかる時間も大きく短縮することができます。

3．オフィスレイアウトは業者に依頼するのが安心！

オフィスレイアウトを自分たちの手だけで行うのは大変なことです。限られたスペースの中で理想のレイアウトを実現したいなら、プロの業者に依頼することをおすすめします。

3-1．プロならではのメリットとは？

近年はオフィスの改装に伴うコンサルティングを行う専門業者が増えてきています。オフィスレイアウトの考え方は複雑なもので、専門的な知識を持っているプロに依頼する方が効率的にすすめることができるでしょう。また、通常業務に集中しながら無駄のないレイアウト変更ができるというメリットもあります。

3-2．業者選びのポイント

オフィスレイアウトを行っている業者は全国にたくさんあります。その中から理想のレイアウトを考えてくれる業者を選ぶのは簡単なことではないでしょう。そこで、業者選びのポイントを3つご紹介します。

• 事例の多い業者を選ぶ。
• 自社と同業の事例を確認する。
• 業者の対応が丁寧であるかチェックする。
• アフターフォローが充実しているかどうか確認する。

特に、自社と同業の事例を確認することは大切です。事業内容によって行うべきオフィスレイアウトは異なるため、どのようなイメージを持ってレイアウトを行っているか知っておくべきでしょう。

3-3．一般的な工事の流れ

オフィスレイアウトを業者に依頼した場合、工事の流れは一般的に以下のようになります。

• レイアウト変更計画を提出
• 事前社内調査
• レイアウト検討
• 業者手配
• 見積もり
• 仮スペースの確保・移動
• 内装・インフラ工事
• 新規什器(じゅうき)の搬入・移動
• アフターフォロー

3-4．オフィスレイアウト変更にかかる費用の相場は？

オフィスのレイアウト変更にかかる費用の相場は、75㎡で750,000円程度です。もちろん、変更の程度やデザインによっても変わりますし、業者によっても料金設定は異なります。
レイアウト専門の業者、オフィス移転を受け付けている業者など、さまざまな業者に相談して見積もりを出してもらうのがよいでしょう。

3-5．一括見積もりサイトで比較しよう！

業者選びの際には、複数の業者を比較して決める方法がおすすめです。そのためには、一括見積もりサイトを活用しましょう。一括で複数の業者に見積もりを依頼することができるため、大変便利です。比較することで費用の相場も知ることができますよ。

http://www.ds-office.net/

4．オフィスレイアウトにかんするよくある質問

オフィスレイアウトを検討している人が感じるであろう疑問とその回答をまとめてみました。

Q．どんなときにオフィスレイアウトの変更を検討するべきですか？

A．使い勝手の悪さや社員同士のコミュニケーションを取りづらいと感じたとき、または人員の増減や配置換えなどがあったときなどに、オフィスレイアウトの変更を検討するべきでしょう。新年度を迎えて会社のイメージを一新したいときなども、レイアウトの変更を行う企業が多くなっています。

Q．オフィスの移転に伴うレイアウトを依頼したいのですが？

A．オフィスの移転からレイアウトまで、トータルで受け付けている業者もあります。まずは無料相談ができる業者を探し、見積もりを依頼してみましょう。

Q．できるだけ安くオフィスレイアウトの変更を行うにはどうしたらよいですか？

A．中古のデスクやオフィス家具などを活用する方法だと、全体の費用を大幅に削減することが可能です。

Q．デスクの稼働領域はどのくらい確保するべきですか？

A．目安となるのは「社員1人あたりの執務スペース」であり「ワークスペースの面積÷社員数」で計算します。オフィスレイアウトを考える際は、このデスクスペースを算出することから始めてください。

Q．「フリーアドレス式レイアウト」とは何ですか？

A．固定席をなくし、空(あ)いている席を自由に選んで座るという形式です。最近はこの形式を採用している企業が増えています。在籍率によって座席を調整できるため、スペース効率のよい方法と言えるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。オフィスレイアウト変更のメリットや事例・業者選びのポイントなどをまとめてご紹介しました。より快適なオフィス環境を作り出すことは、社員のためでもあり会社の業績向上にもつながる大切なことです。ぜひこの記事を参考にして、納得のいくオフィス作りをしてください。